Có lẽ không cần phải nói, nhưng thời điểm tốt nhất để lập kế hoạch kinh doanh liên tục (BCP) là trước khi bạn gặp khủng hoảng. Tuy nhiên, nếu tổ chức của bạn chưa có một thiết lập nào và hiện là một trong nhiều tổ chức đang cố gắng kết hợp mọi thứ lại với nhau, thì vẫn chưa quá muộn để lập lại trật tự và sắp xếp mọi thứ ổn thỏa để bạn sẵn sàng cho mọi điều khác có thể xảy ra. Dưới đây là lý do tại sao tầm quan trọng của việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục phải được đặt lên hàng đầu trong tâm trí bạn ngay bây giờ.
1. Lập kế hoạch kinh doanh của bạn sẽ giúp xác định nhiều yếu tố có thể gây rối loạn kinh doanh.
Trong lịch sử, các tổ chức đã cân nhắc việc lập kế hoạch liên tục hoặc kế hoạch kinh doanh dự phòng trong trường hợp xảy ra thiên tai và ngừng hoạt động dịch vụ. Điều này bao gồm nhiều vấn đề khác nhau, chẳng hạn như bão, lũ lụt và hỏa hoạn, cũng như những vấn đề như mất điện hoặc đường dây liên lạc bị đứt. Các cuộc khủng hoảng do con người tạo ra, chẳng hạn như phá hoại hoặc vi phạm dữ liệu cũng bắt đầu thu hút được sự chú ý trong những năm gần đây.
Với đại dịch COVID-19, nhiều công ty đang phải học một cách khó khăn rằng có nhiều điều cần tránh hơn. Phiên lập kế hoạch kinh doanh liên tục hiệu quả sẽ xem xét tất cả các quy trình kinh doanh quan trọng của bạn, các vấn đề có thể ảnh hưởng đến chúng và cách giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn, để tổ chức của bạn được chuẩn bị tốt hơn. Ngay cả khi bạn chưa chuẩn bị cho virus Corona và sự suy thoái chung của thị trường, bạn vẫn có thể chuẩn bị cho sự kiện tiếp theo, bất kể nó có thể là gì.
2. Doanh nghiệp của bạn sẽ tiếp tục hoạt động ngay cả khi môi trường làm việc phải thay đổi.
Đôi khi công việc không thể được thực hiện một cách an toàn ở vị trí bình thường. Trước đây, người ta nghĩ đến điều này dưới dạng những sự cố như bão tuyết hay cuồng phong. Các tổ chức chưa chuẩn bị sẽ ngừng hoạt động hoàn toàn nhưng những tổ chức có kế hoạch kinh doanh liên tục sẽ có địa điểm dự phòng để di chuyển đến. Tuy nhiên, điều này cũng có thể liên quan đến các lựa chọn làm việc tại nhà.
Như đã thấy với COVID-19, các tổ chức linh hoạt có sẵn hệ thống để chuyển nhóm sang hoạt động từ xa đã có quá trình chuyển đổi suôn sẻ hơn nhiều so với các tổ chức cùng ngành. Nếu tổ chức của bạn chưa sẵn sàng chuyển nhóm sang làm việc tại nhà hoặc hoạt động bị chậm lại do mọi người không thể đến nơi làm việc truyền thống của họ, thì việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục ngay bây giờ sẽ giúp bạn giải quyết mọi vấn đề về năng suất còn lại dễ dàng hơn có và đảm bảo mọi người có thể chuyển sang môi trường làm việc thay thế nếu cần trong tương lai.
3. Các trung tâm liên lạc và các dịch vụ thuê ngoài khác sẽ giúp tổ chức của bạn linh hoạt hơn.
Bạn có rất nhiều việc phải làm với tư cách là một nhà lãnh đạo tổ chức. Khi khủng hoảng xảy ra, bạn phải có khả năng khắc phục vấn đề một cách nhanh chóng và linh hoạt. Tuy nhiên, các quy trình kinh doanh ngoại vi, mặc dù chúng có thể quan trọng đối với hoạt động tổng thể, nhưng có thể thu hút sự tập trung của bạn khi bạn cần xử lý khách hàng và nhân viên của mình. Khi thuê ngoài, quá trình này tiếp tục diễn ra suôn sẻ, cho phép bạn linh hoạt điều chỉnh và xoay chuyển chiến lược tổng thể của mình, đảm bảo tổ chức của bạn luôn dẫn đầu bất chấp khủng hoảng.
Nếu hiện tại bạn đang gặp khó khăn trong việc dọn dẹp mớ hỗn độn hoặc gặp khó khăn khi tạo vết lõm, việc tập trung vào vấn đề trước mắt là điều tự nhiên. Tuy nhiên, làm điều đó chỉ khiến Band-Aid giải quyết được vấn đề. Bạn không nhìn thấy được bức tranh toàn cảnh và có thể bỏ lỡ những chi tiết quan trọng, hơn nữa bạn sẽ rơi vào tình huống tương tự khi cuộc khủng hoảng tiếp theo xảy ra. Điều quan trọng là phải xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục trên quy mô đầy đủ ngay bây giờ để bạn có được sự linh hoạt cần thiết để giải quyết các tình huống hiện tại và các sự kiện trong tương lai.
4. Khách hàng của bạn sẽ được bảo vệ và do đó sẽ phát triển niềm tin hơn vào tổ chức của bạn.
Tất cả các quy trình kinh doanh đều có “khách hàng”, mặc dù họ có thể là khách hàng cuối cùng mua sản phẩm và dịch vụ của bạn hoặc họ có thể là khách hàng nội bộ phụ thuộc vào những thứ như bộ phận trợ giúp CNTT hoặc phòng thư tín của bạn để thực hiện công việc của họ. Mặc dù có thể không cần phải nói, dịch vụ đáng tin cậy bảo vệ tất cả những người này khỏi thiệt hại tài sản thế chấp và mất năng suất khi khủng hoảng xảy ra và dịch vụ liên tục sẽ tạo dựng niềm tin vào tổ chức của bạn.
Nếu bạn bỏ lỡ điều này, niềm tin vào công ty của bạn đã bị lung lay, nhưng bạn có thể bắt đầu xây dựng lại niềm tin bằng cách thực hiện các bước đúng đắn ngay bây giờ.
5. Nguồn nhân lực chủ chốt của bạn sẽ được an toàn và quay trở lại làm việc nhanh hơn.
Đôi khi việc nghỉ làm là không thể tránh khỏi. Trong trường hợp COVID-19, các công ty không có lựa chọn nào khác ngoài việc giữ những nhân viên “không cần thiết” ở nhà, ngay cả khi những người đó rất cần thiết cho hoạt động kinh doanh. Những tình huống tương tự có thể nảy sinh trong nhiều cuộc khủng hoảng khác nhau. Với kế hoạch kinh doanh liên tục phù hợp, việc đảm bảo an toàn cho nhân viên thật dễ dàng và bạn sẽ có sẵn các quy trình và thủ tục để giúp họ hoạt động trơn tru và hiệu quả trở lại.
Hãy xem xét điều này: bạn có biết khi nào và bằng cách nào bạn sẽ bắt đầu đưa nhân viên trở lại làm việc không? Bạn có chắc chắn rằng sức khỏe và sự an toàn của những nhân viên thiết yếu vẫn đang làm việc tại cơ sở của bạn được bảo vệ không? Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào thì bạn nên lập kế hoạch kinh doanh liên tục ngay bây giờ.
6. Danh tiếng của tổ chức của bạn sẽ vẫn còn nguyên vẹn.
Các công ty thành công hoặc thất bại trong thời kỳ khủng hoảng vì có rất nhiều thứ đang bị đe dọa. Bạn phải có khả năng chăm sóc khách hàng, chăm sóc nhân viên của mình và khắc phục các vấn đề về nhận thức, đồng thời giải quyết các thách thức về chiến lược kinh doanh và tài chính, đồng thời đảm bảo an toàn cho mọi người cũng như bảo mật cơ sở vật chất và dữ liệu. Đó là một yêu cầu cao và nhiều tổ chức không thành công, sau đó họ phải đối mặt với cơn ác mộng PR để vượt qua nó. Tuy nhiên, với việc lập kế hoạch đúng đắn, bạn thực sự có thể cải thiện danh tiếng của tổ chức, xây dựng các mối quan hệ và một tương lai vững mạnh hơn.
Nếu bạn gặp phải những sai lầm ngớ ngẩn mang tính danh tiếng trong thời gian diễn ra đại dịch COVID-19, có thể bạn đã tự nhủ: “Không bao giờ nữa…” Việc bắt đầu lập kế hoạch kinh doanh liên tục ngay từ bây giờ sẽ đảm bảo rằng bạn sẽ giữ đúng những lời hứa đó và việc tìm ra giải pháp phù hợp sẽ không bị lãng quên vì bạn tiếp tục thao tác. Ngoài ra, nó có thể giúp bạn phục hồi sau mọi vấn đề về danh tiếng mà bạn có thể đang gặp phải lúc này.
7. Việc liên lạc sẽ suôn sẻ hơn.
Kế hoạch kinh doanh liên tục chi tiết giải quyết các vấn đề quan trọng và thông báo cho mọi người. Các chi tiết như ai cần được thông báo, họ sẽ được thông báo như thế nào và những bước cần thực hiện đều được vạch ra. Các kênh liên lạc cũng được tạo trước để mọi người biết nơi cần tìm và duy trì kết nối.
Bạn có một số người sử dụng nhiều nền tảng nhắn tin tức thời khác nhau, những người khác sử dụng điện thoại của họ và một số gửi hàng tá email không? Có bao giờ mọi người phàn nàn rằng họ không biết tìm thông tin ở đâu chưa? Bạn nhận thấy năng suất sụt giảm nhưng không thể xác định được nguyên nhân gốc rễ? Lập kế hoạch kinh doanh liên tục có thể giúp bạn cải thiện đường dây liên lạc ngay bây giờ và đảm bảo chúng vẫn mở trong tương lai.
8. Bạn sẽ tránh được thời gian chết quá mức.
Cần có thời gian để đưa mọi người và quy trình trở lại hoạt động bình thường sau bất kỳ hình thức đóng cửa nào, nhưng những khoảnh khắc quý giá sẽ bị mất khi bạn cần lập chiến lược cho việc quay trở lại của họ. Lập kế hoạch kinh doanh liên tục đảm bảo bạn không phải lo lắng về điều này, nhờ đó, bạn sẽ quay lại đúng hướng nhanh hơn và có thể giúp bạn tránh được thời gian ngừng hoạt động hoàn toàn trong nhiều trường hợp.
Đừng đợi cho đến khi bạn sẵn sàng bắt đầu đưa mọi người trở lại làm việc rồi mới lập kế hoạch thực hiện điều đó. Bây giờ hãy phác thảo một kế hoạch liên tục vững chắc.
9. Sự phục hồi của bạn sau khủng hoảng sẽ nhanh hơn.
Những người không có sẵn kế hoạch kinh doanh liên tục khi xảy ra khủng hoảng sẽ phải cố gắng giải quyết tình huống xấu một cách tốt nhất, điều này có thể dẫn đến những chi phí và tổn thất không cần thiết. Lập kế hoạch trước giúp đảm bảo bạn tránh được điều này và giúp tổ chức của bạn phục hồi dễ dàng hơn khi khủng hoảng kết thúc.
Như đã đề cập trước đây, có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp của bạn phục hồi sau khủng hoảng. Sự chuẩn bị của bạn cho nó là một trong những điều tuyệt vời nhất, nhưng nếu bạn không chuẩn bị cho những gì đang xảy ra hiện tại thì những quyết định bạn đưa ra sẽ vẫn ảnh hưởng đến sự tồn tại của tổ chức và cách thức hoạt động của tổ chức sau đó.
10. Công ty của bạn sẽ đạt được lợi thế cạnh tranh.
Các công ty linh hoạt có thể xoay vòng và phục hồi nhanh chóng sẽ hoạt động tốt hơn các công ty cùng ngành. Họ có nhiều khả năng sống sót sau khủng hoảng và phát triển mạnh khi trạng thái bình thường được khôi phục. Bởi vì việc lập kế hoạch kinh doanh liên tục mang lại tất cả những lợi ích được nêu ở đây nên những người tận dụng được lợi thế của nó sẽ sẵn sàng vượt qua đối thủ cạnh tranh của họ.
11. Bạn sẽ yên tâm hơn.
Bạn ước tính và bám sát ngân sách, bảo tồn nguồn lực, mua bảo hiểm, tiến hành nghiên cứu thị trường và đầu tư thời gian vào các chiến lược để đảm bảo tương lai của tổ chức bạn được an toàn. Lập kế hoạch kinh doanh liên tục cũng tương tự như vậy. Mặc dù bạn có thể hy vọng không tận dụng được kế hoạch của mình nhưng bạn vẫn yên tâm khi biết rằng mình được bảo vệ nếu có điều gì đó xảy ra.
Hãy bắt đầu với kế hoạch kinh doanh liên tục của bạn ngay bây giờ.
Cho dù tổ chức của bạn đang gặp khó khăn do các sự kiện hiện tại hay khiến bạn nhận ra rằng công ty của mình chưa sẵn sàng như bạn nghĩ, thì việc bắt đầu với kế hoạch kinh doanh liên tục là bước hợp lý tiếp theo. Với ba thập kỷ hoạt động trong ngành và kinh nghiệm hỗ trợ các tập đoàn lớn, các công ty trong danh sách Fortune 500 và các tổ chức chính phủ trong thời kỳ bùng nổ và phá sản, Artatel có thể giúp bạn xác định những rủi ro lớn nhất bằng cơ sở hợp lý cho sự bền vững và đưa ra kế hoạch để đảm bảo tổ chức của bạn là một trong số ít tổ chức không chỉ sống sót sau những vấn đề này mà còn phát triển mạnh sau hậu quả và sẵn sàng cho vấn đề tiếp theo. liên lạc với chúng tôi để bắt đầu.
