Cela va probablement sans dire, mais le meilleur moment pour créer un plan de continuité des activités (PCA) est avant de vivre une crise. Cependant, si votre organisation n'en a pas mis en place et qu'elle est maintenant l'une des nombreuses personnes qui tentent de mettre en place quelque chose, il n'est pas trop tard pour rétablir l'ordre et remettre les choses en place afin que vous soyez prêt à faire face à tout ce qui pourrait survenir. Voici pourquoi l’importance de la planification de la continuité des activités devrait être au premier plan de vos préoccupations dès maintenant.
1. Votre planification d’entreprise vous aidera à identifier de nombreux perturbateurs potentiels de votre activité.
Historiquement, les organisations envisagent une planification continue ou des plans d’urgence en cas de catastrophes naturelles et de pannes de service. Cela inclut une variété de problèmes, tels que des ouragans, des inondations et des incendies, ainsi que des problèmes tels que des pannes de courant ou des lignes de communication coupées. Les crises d’origine humaine, telles que le vandalisme ou les violations de données, ont également commencé à attirer l’attention ces dernières années.
Avec la pandémie de COVID-19, de nombreuses entreprises apprennent à leurs dépens qu’il y a encore plus de choses à éviter. Une séance efficace de planification de la continuité des activités examine tous vos processus commerciaux critiques, les problèmes qui pourraient les affecter et la manière d'atténuer les problèmes potentiels, afin que votre organisation soit mieux préparée. Même si vous n'êtes pas préparé au coronavirus et à un ralentissement général du marché, vous pouvez vous préparer pour le prochain événement, quel qu'il soit.
2. Votre entreprise continuera de fonctionner même si l’environnement de travail doit changer.
Parfois, le travail ne peut pas être effectué en toute sécurité à son emplacement habituel. Auparavant, les gens pensaient à cela en termes d’incidents comme les tempêtes de neige ou les ouragans. Les organisations non préparées cessent tout simplement de travailler, mais celles qui disposent de plans de continuité d’activité disposent d’emplacements de secours vers lesquels se déplacer. Cependant, cela peut également impliquer des options de travail à domicile.
Comme nous l’avons vu avec la COVID-19, les organisations agiles dotées de systèmes permettant de déplacer leurs équipes vers des opérations à distance ont connu une transition beaucoup plus fluide que leurs pairs. Si votre organisation n'est pas prête à transférer ses équipes vers le travail à domicile ou si les opérations ont ralenti parce que les gens n'ont pas pu se rendre sur leur lieu de travail traditionnel, travailler dès maintenant sur votre plan de continuité des activités vous permettra de résoudre plus facilement les problèmes de productivité restants. avoir et garantir que chacun puisse évoluer vers un environnement de travail alternatif si nécessaire à l'avenir.
3. Les centres de contact et autres services externalisés donneront à votre organisation plus de flexibilité.
Vous avez beaucoup à faire en tant que leader organisationnel. Lorsqu’une crise survient, vous devez être capable de surmonter les problèmes rapidement et avec agilité. Cependant, les processus métier périphériques, même s'ils peuvent être importants pour les opérations globales, peuvent absorber votre concentration lorsque vous devez gérer vos clients et vos employés. Lorsqu'il est externalisé, ce processus continue de se dérouler sans problème, vous offrant la flexibilité dont vous avez besoin pour ajuster et faire pivoter votre stratégie globale, garantissant ainsi à votre organisation de sortir en tête malgré la crise.
Si vous avez actuellement du mal à nettoyer un désordre ou si vous avez du mal à créer un retrait, il est naturel de vouloir vous concentrer sur le problème immédiat. Cependant, cela ne fait que mettre un pansement au problème. Vous ne voyez pas la situation dans son ensemble et risquez de manquer des détails importants. De plus, vous vous retrouverez dans la même situation lors de la prochaine crise. Il est important d'élaborer dès maintenant un plan de continuité des activités à grande échelle afin que vous disposiez de la flexibilité dont vous avez besoin pour faire face aux situations actuelles et aux événements futurs.
4. Vos clients seront protégés et développeront ainsi davantage de confiance dans votre organisation.
Tous les processus métier ont des « clients », même s'il peut s'agir de vos clients finaux qui achètent vos produits et services ou de clients internes qui dépendent de choses comme votre service d'assistance informatique ou votre salle de courrier pour faire leur travail. Bien que cela puisse aller de soi, un service fiable protège toutes ces personnes des dommages collatéraux et de la perte de productivité en cas de crise, et un service continu renforce la confiance dans votre organisation.
Si vous avez manqué cela, la confiance dans votre entreprise a été ébranlée, mais vous pouvez commencer à rétablir la confiance en prenant les bonnes mesures dès maintenant.
5. Vos ressources humaines clés resteront en sécurité et retourneront au travail plus rapidement.
Parfois, les pauses au travail sont inévitables. Dans le cas du COVID-19, les entreprises n’ont d’autre choix que de garder à la maison les employés « non essentiels », même si ces personnes sont essentielles aux opérations de l’entreprise. Des situations similaires peuvent survenir lors de diverses crises. Avec le bon plan de continuité des activités, assurer la sécurité des employés est facile et vous aurez déjà mis en place des processus et des procédures pour les remettre au travail de manière fluide et efficace.
Considérez ceci : savez-vous quand et comment vous commencerez à ramener les employés au travail ? Êtes-vous sûr que la santé et la sécurité des employés essentiels travaillant encore dans votre établissement sont protégées ? Si vous avez des doutes, vous devriez travailler dès maintenant sur votre plan de continuité des activités.
6. La réputation de votre organisation restera intacte.
Les entreprises se créent ou se perdent en temps de crise parce que les enjeux sont énormes. Vous devez être capable de prendre soin de vos clients, de prendre soin de vos employés et de surmonter les problèmes de perception, tout en faisant face aux défis stratégiques et financiers de l'entreprise et en garantissant la sécurité de chacun et la sécurité des installations et des données. C'est un défi de taille et de nombreuses organisations n'y parviennent pas, puis se retrouvent avec un cauchemar de relations publiques entre les mains pour le surmonter également. Cependant, avec une bonne planification, vous pouvez réellement améliorer la réputation de votre organisation, établir des relations et un avenir plus solide.
Si vous avez été confronté à des erreurs de réputation pendant la COVID-19, vous vous dites peut-être déjà : « Plus jamais ça… ». En commençant votre plan de continuité d'activité dès maintenant, vous garantissez que vous tiendrez vos promesses et que trouver la bonne solution ne sera pas laissé de côté car vous continuez l'opération. De plus, cela peut vous aider à vous remettre de tout problème de réputation que vous pourriez rencontrer actuellement.
7. La communication sera plus fluide.
Un plan de continuité des activités détaillé aborde les questions importantes et tient tout le monde informé. Des détails tels que qui doit être informé, comment ils le seront et quelles mesures doivent être prises sont décrits. Des canaux de communication sont également créés en amont, afin que chacun sache où chercher et rester connecté.
Avez-vous certaines personnes sur diverses plateformes de messagerie instantanée, d'autres sur leur téléphone et certaines envoyant des dizaines d'e-mails ? Des gens se sont-ils déjà plaints de ne pas savoir où chercher des informations ? Vous avez remarqué une baisse de productivité, mais vous ne parvenez pas à en identifier la cause profonde ? La planification de la continuité des activités peut vous aider à améliorer les lignes de communication dès maintenant et à garantir qu'elles restent ouvertes à l'avenir.
8. Vous éviterez les temps d’arrêt excessifs.
Il faut du temps pour remettre les personnes et les processus pleinement opérationnels après tout type de fermeture, mais des moments précieux sont perdus lorsque vous devez élaborer une stratégie pour leur retour. La planification de la continuité des activités garantit que vous n'avez pas à vous en soucier, ce qui vous permet de revenir sur la bonne voie plus rapidement et peut également vous aider à éviter les temps d'arrêt dans de nombreux cas.
N'attendez pas d'être prêt à ramener les gens au travail pour élaborer un plan en ce sens. Ébauchez maintenant un plan de continuité solide.
9. Votre rétablissement après une crise sera plus rapide.
Ceux qui ne disposent pas d'un plan de continuité des activités lorsqu'une crise survient doivent tirer le meilleur parti d'une mauvaise situation, ce qui peut entraîner des coûts et des pertes inutiles. Planifier à l’avance vous permet d’éviter cela et facilite la reprise de votre organisation une fois la crise terminée.
Comme mentionné précédemment, de nombreux éléments influencent la façon dont votre entreprise se remettra d’une crise. Votre préparation est l'une des meilleures, mais si vous n'êtes pas préparé à ce qui se passe maintenant, les décisions que vous prenez auront toujours un impact sur la survie de l'organisation et sur ses performances par la suite.
10. Votre entreprise bénéficiera d’un avantage concurrentiel.
Les entreprises agiles qui peuvent pivoter et rebondir rapidement surperforment leurs pairs. Ils ont plus de chances de survivre à une crise et de prospérer lorsque la normalité est rétablie. Parce que la planification de la continuité des activités offre tous les avantages décrits ici, ceux qui en profitent sont prêts à dépasser leurs concurrents.
11. Vous aurez une plus grande tranquillité d’esprit.
Vous estimez et respectez les budgets, conservez les ressources, souscrivez une assurance, effectuez des études de marché et investissez du temps dans des stratégies pour garantir la sécurité de l'avenir de votre organisation. La planification de la continuité des activités est similaire à celle-ci. Même si vous espérez ne pas profiter de votre plan, il est rassurant de savoir que vous êtes protégé si quelque chose devait arriver.
Commencez dès maintenant votre plan de continuité des activités.
Que votre organisation soit en difficulté en raison des événements actuels ou qu’elle vous ait fait réaliser qu’elle n’est pas aussi prête que vous le pensiez, commencer par un plan de continuité des activités est la prochaine étape logique. Avec trois décennies d'expérience dans l'industrie et une expérience dans le soutien de grandes entreprises, d'entreprises Fortune 500 et d'organisations gouvernementales en période d'expansion et de récession, Artatel peut vous aider à identifier vos plus grands risques avec une justification logique en faveur de la durabilité et à élaborer un plan pour garantir que votre organisation soit l'une des rares à non seulement survivre à ces problèmes, mais aussi à prospérer après et à être prête pour le suivant. Contactez-nous pour commencer.
