IP PBX – مركز اتصال BPO – Artatel
ربما يكون الأمر بديهيًا، ولكن أفضل وقت لإنشاء خطة استمرارية العمل (BCP) هو قبل أن تواجه أزمة. ومع ذلك، إذا لم يكن لدى مؤسستك إعداد واحد وهي الآن واحدة من العديد من المنظمات التي تحاول تجميع شيء ما، فلم يفت الأوان بعد لاستعادة النظام وتعيين الأمور في نصابها الصحيح حتى تكون مستعدًا لأي شيء آخر قد يأتي. فيما يلي نظرة على السبب الذي يجعل أهمية التخطيط لاستمرارية الأعمال في مقدمة اهتماماتك الآن.
1. سيساعد تخطيط عملك على تحديد العديد من عوامل تعطيل الأعمال المحتملة.
تاريخيًا، نظرت المنظمات في التخطيط المستمر أو خطط طوارئ الأعمال في حالة الكوارث الطبيعية وانقطاع الخدمة. يتضمن ذلك مجموعة متنوعة من المشكلات، مثل الأعاصير والفيضانات والحرائق، بالإضافة إلى أشياء مثل انقطاع التيار الكهربائي أو انقطاع خطوط الاتصالات. كما بدأت الأزمات التي من صنع الإنسان، مثل التخريب أو اختراق البيانات، تحظى بالاهتمام في السنوات الأخيرة.
مع انتشار جائحة كوفيد-19، تتعلم العديد من الشركات بالطريقة الصعبة أن هناك المزيد من الأشياء التي يجب تجنبها. تتناول جلسة التخطيط الفعال لاستمرارية الأعمال جميع العمليات التجارية المهمة لديك، والمشكلات التي يمكن أن تؤثر عليها، وكيفية التخفيف من المشكلات المحتملة، بحيث تكون مؤسستك مستعدة بشكل أفضل. حتى لو لم تكن مستعدًا لمواجهة فيروس كورونا والانكماش العام في السوق، يمكنك الاستعداد للحدث التالي، مهما كان.
2. سيستمر عملك في العمل حتى لو تغيرت بيئة العمل.
في بعض الأحيان لا يمكن أداء العمل بأمان في موقعه الطبيعي. في السابق، كان الناس يفكرون في هذا من حيث حوادث مثل العواصف الثلجية أو الأعاصير. تتوقف المؤسسات غير المستعدة عن العمل تمامًا، ولكن تلك التي لديها خطط لاستمرارية الأعمال لديها مواقع احتياطية للانتقال إليها. ومع ذلك، يمكن أن يشمل ذلك أيضًا خيارات العمل من المنزل.
كما رأينا مع فيروس كورونا (COVID-19)، فإن المؤسسات الرشيقة التي لديها أنظمة مطبقة لنقل الفرق إلى العمليات عن بعد كانت تتمتع بانتقال أكثر سلاسة من نظيراتها. إذا لم تكن مؤسستك مستعدة لتحويل الفرق للعمل من المنزل أو إذا تباطأت العمليات لأن الأشخاص لم يتمكنوا من الذهاب إلى أماكن عملهم التقليدية، فإن العمل على خطة استمرارية العمل الخاصة بك الآن سيجعل من السهل معالجة أي مشكلات إنتاجية متبقية لديك وتأكد من أن الجميع قد ينتقلون إلى بيئة عمل بديلة حسب الحاجة في المستقبل.
3. ستوفر مراكز الاتصال وغيرها من الخدمات الخارجية لمؤسستك المزيد من المرونة.
لديك الكثير مما يمكنك فعله كقائد تنظيمي. عند حدوث أزمة، يجب أن تكون قادرًا على التغلب على المشكلات بسرعة وذكاء. ومع ذلك، فإن العمليات التجارية الطرفية، على الرغم من أنها قد تكون مهمة للعمليات الشاملة، يمكنها استيعاب تركيزك عندما تحتاج إلى التعامل مع عملائك وموظفيك. عند الاستعانة بمصادر خارجية، تستمر هذه العملية بسلاسة، مما يتيح لك المرونة التي تحتاجها لتعديل استراتيجيتك الشاملة وتوجيهها، مما يضمن أن مؤسستك تأتي في المقدمة على الرغم من الأزمة.
إذا كنت تواجه حاليًا صعوبة في تنظيف الفوضى أو تواجه مشكلة في إنشاء مسافة بادئة، فمن الطبيعي أن ترغب في التركيز على المشكلة المباشرة. ومع ذلك، فإن القيام بذلك لا يؤدي إلا إلى وضع ضمادة على المشكلة. أنت لا ترى الصورة كاملة وقد تفوتك تفاصيل مهمة، بالإضافة إلى أنك ستكون في نفس الوضع عندما تأتي الأزمة القادمة. من المهم الآن إنشاء خطة واسعة النطاق لاستمرارية الأعمال حتى تتمتع بالمرونة التي تحتاجها للتعامل مع المواقف الحالية والأحداث المستقبلية.
4. سيحصل عملاؤك على الحماية، وبالتالي سيكتسبون المزيد من الثقة في مؤسستك.
جميع العمليات التجارية لديها "عملاء"، على الرغم من أنهم قد يكونون عملاءك النهائيين الذين يشترون منتجاتك وخدماتك أو قد يكونون عملاء داخليين يعتمدون على أشياء مثل مكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات أو غرفة البريد للقيام بعملهم. على الرغم من أنه قد يكون من البديهي أن الخدمة الموثوقة تحمي جميع هؤلاء الأشخاص من الأضرار الجانبية وفقدان الإنتاجية عند حدوث أزمة، كما تعمل الخدمة المستمرة على بناء الثقة في مؤسستك.
إذا فاتك هذا، فقد اهتزت الثقة في شركتك، ولكن يمكنك البدء في إعادة بناء الثقة من خلال اتخاذ الخطوات الصحيحة الآن.
5. ستظل مواردك البشرية الرئيسية آمنة وستعود إلى العمل بشكل أسرع.
في بعض الأحيان تكون فترات الراحة في العمل أمرًا لا مفر منه. في حالة فيروس كورونا (COVID-19)، ليس أمام الشركات خيار سوى إبقاء الموظفين "غير الأساسيين" في المنزل، حتى لو كان هؤلاء الأشخاص ضروريين للعمليات التجارية. وقد تنشأ مواقف مماثلة في أزمات مختلفة. باستخدام خطة استمرارية العمل الصحيحة، يصبح الحفاظ على سلامة الموظفين أمرًا سهلاً وسيكون لديك بالفعل عمليات وإجراءات مطبقة لإعادتهم إلى العمل بسلاسة وكفاءة.
ضع في اعتبارك هذا: هل تعرف متى وكيف ستبدأ في إعادة الموظفين إلى العمل؟ هل أنت متأكد من حماية صحة وسلامة الموظفين الأساسيين الذين ما زالوا يعملون في منشأتك؟ إذا كانت لديك أي شكوك، فيجب عليك العمل على خطة استمرارية عملك الآن.
6. ستبقى سمعة مؤسستك سليمة.
يتم إنشاء الشركات أو خسارتها في أوقات الأزمات لأن الكثير منها على المحك. يجب أن تكون قادرًا على رعاية عملائك، ورعاية موظفيك، والتغلب على مشكلات الإدراك، كل ذلك أثناء التعامل مع استراتيجية العمل والتحديات المالية وضمان سلامة الجميع وأمن المرافق والبيانات. إنها مهمة صعبة والعديد من المؤسسات لا تنجح، ثم ينتهي الأمر بكابوس العلاقات العامة للتغلب عليها أيضًا. ومع ذلك، من خلال التخطيط الصحيح، يمكنك بالفعل تحسين سمعة مؤسستك وبناء العلاقات ومستقبل أقوى.
إذا واجهت أخطاء فادحة تتعلق بالسمعة أثناء انتشار فيروس كورونا (كوفيد-19)، فقد تجد نفسك بالفعل تقول: "لن يحدث ذلك مرة أخرى أبدًا..." إن بدء التخطيط لاستمرارية عملك الآن يضمن أنك ستفي بهذه الوعود ولن يفشل العثور على الحل الصحيح نظرًا لأن تواصل العملية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعدك على التعافي من أي مشكلات تتعلق بالسمعة قد تواجهها الآن.
7. سيكون التواصل أكثر سلاسة.
تتناول خطة استمرارية العمل التفصيلية المشكلات المهمة وتبقي الجميع على اطلاع. تم توضيح التفاصيل مثل من يجب إخطاره، وكيف سيتم إخطاره، وما هي الخطوات التي يجب اتخاذها. يتم أيضًا إنشاء قنوات الاتصال مسبقًا، حتى يعرف الجميع أين يبحثون ويظلون على اتصال.
هل لديك بعض الأشخاص على منصات المراسلة الفورية المختلفة، وآخرون على هواتفهم، والبعض الآخر يرسل العشرات من رسائل البريد الإلكتروني؟ هل سبق أن اشتكى الناس من أنهم لا يعرفون أين يبحثون عن المعلومات؟ هل لاحظت انخفاضًا في الإنتاجية، لكن لم تتمكن من تحديد السبب الجذري؟ يمكن أن يساعدك تخطيط استمرارية الأعمال على تحسين خطوط الاتصال الآن والتأكد من بقائها مفتوحة في المستقبل.
8. سوف تتجنب التوقف المفرط.
يستغرق الأمر وقتًا لإعادة الأشخاص والعمليات إلى التشغيل الكامل بعد أي نوع من الإغلاق، ولكن تضيع لحظات ثمينة عندما تحتاج إلى وضع استراتيجية لعودتهم. ويضمن التخطيط لاستمرارية الأعمال أنه لا داعي للقلق بشأن هذا الأمر، بحيث يمكنك العودة إلى المسار الصحيح بشكل أسرع ويمكن أن يساعدك على تجنب التوقف تمامًا في كثير من الحالات أيضًا.
لا تنتظر حتى تصبح مستعدًا لبدء إعادة الأشخاص إلى العمل لوضع خطة للقيام بذلك. الخطوط العريضة الآن لخطة استمرارية قوية.
9. تعافيك من الأزمة سيكون أسرع.
أولئك الذين ليس لديهم خطة جاهزة لاستمرارية العمل عند حدوث أزمة، يُتركون لتحقيق أقصى استفادة من الوضع السيئ، مما قد يؤدي إلى تكاليف وخسائر غير ضرورية. يساعد التخطيط المسبق على ضمان تجنب ذلك ويسهل على مؤسستك التعافي عند انتهاء الأزمة.
كما ذكرنا سابقًا، هناك العديد من المكونات التي تؤثر على كيفية تعافي عملك من الأزمة. يعد استعدادك لذلك واحدًا من أعظم الاستعدادات، ولكن إذا لم تكن مستعدًا لما يحدث الآن، فإن القرارات التي تتخذها ستظل تؤثر على بقاء المنظمة وكيفية أدائها بعد ذلك.
10 سوف تكتسب شركتك ميزة تنافسية.
الشركات الرشيقة التي يمكنها التحول والارتداد بسرعة تتفوق على نظيراتها. وهم أكثر عرضة للنجاة من الأزمات والازدهار عند استعادة الحياة الطبيعية. ونظرًا لأن تخطيط استمرارية الأعمال يوفر جميع المزايا الموضحة هنا، فإن أولئك الذين يستفيدون منه على استعداد لتجاوز منافسيهم.
11. سيكون لديك راحة البال أكبر.
يمكنك تقدير الميزانيات والالتزام بها، والحفاظ على الموارد، وشراء التأمين، وإجراء أبحاث السوق، واستثمار الوقت في الاستراتيجيات لضمان مستقبل مؤسستك آمنًا. تخطيط استمرارية الأعمال مشابه لهذا. على الرغم من أنك قد تأمل ألا تستفيد من خطتك، فمن المطمئن أن تعرف أنك محمي في حالة حدوث شيء ما.
ابدأ بخطة استمرارية عملك الآن.
سواء كانت مؤسستك تعاني بسبب الأحداث الجارية أو تركتك تدرك أن شركتك ليست جاهزة كما كنت تعتقد، فإن البدء بخطة استمرارية العمل هو الخطوة المنطقية التالية. مع ثلاثة عقود في الصناعة وخبرة في دعم الشركات الكبيرة وشركات Fortune 500 والمؤسسات الحكومية في فترات الازدهار والكساد، Artatel يمكن أن تساعدك في تحديد أكبر المخاطر التي تواجهك من خلال مبرر منطقي للاستدامة ووضع خطة للتأكد من أن مؤسستك هي واحدة من المؤسسات القليلة التي لا تنجو من هذه المشكلات فحسب، بل تزدهر في أعقابها وتكون جاهزة للمرحلة التالية. اتصل بنا للبدء.
مقالات أخرى